درحال حاضر، اگر کاربری تغییری را در سندی اعمال کند و این تغییر توسط دیگران رد بشود، رد کردن این تغییر بدون هیچ نشانه‌ای در سند صوت می‌گیرد که می‌تواند باعث سوءتفاهم شود. برای مثال اگر افشین بندی را به قرارداد اضافه کند و حسین آن را رد کند، افشین ممکن است تصور کند که پیشنهادش پذیرفته شده است، زیرا رد شدن آن در سند مشخص نیست.

ویژگی جدید Reinstate (که در نسخه‌های بعدی اضافه خواهد شد) این مشکل را با ایجاد یک تغییر ردیابی‌شدهٔ معکوس حل می‌کند:

• اگر افشین متنی را اضافه کرده باشد و حسین بخواهد آن را رد کند، به‌جای حذف بی‌صدا، می‌تواند با استفاده از Reinstate یک حذف ردیابی‌شده روی آن اعمال کند. این اقدام نشان می‌دهد که پیشنهاد افشین رد شده است.
• اگر افشین متنی را حذف کرده باشد و حسین بخواهد آن را بازگرداند، می‌تواند با استفاده از Reinstate همان محتوا را دوباره به سند اضافه کند، بدون نیاز به تایپ مجدد.

این ویژگی به‌ویژه در همکاری‌های گروهی مفید است، زیرا رد شدن یا بازگرداندن تغییرات سند را به‌صورت شفاف و قابل‌ردیابی نشان می‌دهد.

یکی از ویژگی‌های واژه‌پرداز لیبره‌آفیس قابلیت ردگیری تغییرات (Track Change) در سند است. این قابلیت با همهٔ مفید بودنش یک مشکل مهم داشت:

قبلاً، تنظیمات ردگیری تغییرات برای کل سند اعمال می‌شد. یعنی اگر یک نفر ردگیری تغییرات را روشن می‌کرد، تمام افرادی که روی آن سند کار می‌کردند، تغییراتشان ثبت می‌شد. این موضوع می‌توانست مشکل‌ساز باشد، به‌ویژه وقتی چند نفر به‌صورت هم‌زمان روی یک سند کار می‌کردند.

فرض کنید علی مشغول تایپ کردن در یک سند است و رضا ردگیری تغییرات را روشن کند. متأسفانه بلافاصله هر چی علی تایپ کرده است به‌صورت تغییراتِ ثبت‌شده (اضافه شدن) نشان داده می‌شود، که برای رضا گیج‌کننده است، چون او فقط در حال تایپ کردن بوده و تنظیمات را تغییر نداده است.

راه‌حل جدید این است که هر کاربر می‌تواند به‌طور مستقل ردگیری تغییرات را برای خود روشن یا خاموش کند. این یعنی اگر کاربر اول ردگیری تغییرات را خاموش کند، آنچه تایپ کرده است به‌عنوان تغییر ثبت نمی‌شوند، حتی اگر کاربر دوم ردگیری تغییرات را روشن کرده باشد.

مزایای راه‌حل جدید:

• هر کاربر می‌تواند تصمیم بگیرد که آیا می‌خواهد تغییراتش ثبت شود یا خیر؛
• وقتی چند نفر به‌صورت هم‌زمان روی یک سند کار می‌کنند، تداخل کمتری ایجاد می‌شود؛
• کاربران می‌توانند به‌راحتی ببینند که چه کسی چه تغییراتی در سند داده است.

به‌عبارت ساده‌تر قبلاً مثل این بود که یک کلید برای روشن و خاموش کردن ردگیری تغییرات وجود داشت که برای همه اعمال می‌شد. حالا، هر کاربر یک کلید جداگانه برای خودش دارد. این ویژگی جدید، کار با اسناد مشترک را آسان‌تر و شفاف‌تر می‌کند، زیرا به هر کاربر اجازه می‌دهد تا کنترل بیشتری بر ردگیری تغییرات داشته باشد.

به‌طور کلی در هیچ‌جای اسناد متنی (اسنادی که در واژه‌پردازها آماده شده‌اند) نباید بین دو واژه بیشتر از یک فاصله (اسپیس) وجود داشته باشد و فاصله‌های بیشتر گذشته از آنکه نشانهٔ شلختگی حروف‌چین است، سند را هم از زیبایی و شکیل بودنش درمی‌آورد.
نکته: برای درج فاصله‌های بیشتر در جاهای مختلف (مثلاً شعر) باید از راهکارهای دقیق‌تر و بی‌دردسرتری استفاده کرد.

اما حالا اگر متنی به دستمان رسید که در جای‌جای آن، دو فاصله یا بیشتر پشت‌سرهم تایپ شده بود، باید چه کرد؟ آیا باید فاصله‌های اضافه را یکی‌یکی و دستی حذف کرد؟ اگر سند چندین و چند صفحه بود چی؟
نه، راه بسیار ساده‌تری هست:
با عبارت باقاعدهٔ زیر می‌توانید به‌یک‌باره تمام فاصله‌های اضافی را حذف کنید.

با CTRL+H پنجرهٔ Find & Repalce را باز کنید. در قسمت Other Options روی مثلث کوچک کنارش بزنید و سپس هفتک (تیک) Regular Expressions را بزنید تا امکان استفاده از عبارت‌های باقاعده فراهم بشود.
حالا در فیلد Find عبارت باقاعدهٔ

[:space:]{2,}

را بنویسید و در فیلد Replace فقط یک بار دکمهٔ اسپیس را بزنید. برای خاتمهٔ کار روی دکمهٔ Replace All بزنید و تمام.

چنانچه ویرایش یک کتاب را به شما سپرده باشند، اگر بخواهید اصلاحات مد نظرتان را به نویسنده پیشنهاد کنید، منطقی‌ترین ابرازی که در دست دارید ابزار نظرات یا همان Comments است.
این نظرات در حاشیهٔ سند نمایش داده می‌شوند و اگر تعدادشان زیاد بشوند، مدیریت آن‌ها برای شما که ویراستار آن کتاب هستید و حتی برای نویسنده که قرار است پس از پایان کارتان اصلاحات شما را بررسی کند، دشوار و پردردسر می‌شود.

حالا یک خبر خوب دارم:
در مسابقهٔ کدنویسی تابستانهٔ گوگل یکی از ایده‌هایی که پذیرفته شده همین است.
Mohit Marathe تصمیم گرفته است، نظرات اصلاحی ویراستار را از حاشیهٔ سند به نوار کناری لیبره‌آفیس بیاورد تا دسترسی به آن‌ها راحت‌تر و ویرایش و بررسی آن سهل‌تر بشود.
واقعاً دستش درد نکند که سراغ خوب قابلیتی رفته است.

اگر می‌خواهید کد یونیکد نویسه‌ای را که در سندتان استفاده شده بدانید، کافی است کلید Alt+X را بگیرید تا عوضِ آن نویسه کد یونیکدش نمایش داده شود.

از این قابلیت مفید می‌شود استفادهٔ مفید دیگری هم کرد و آن درج آسان‌تر نمادها (Symbols) در سند است. بسیاری از نمادها کد یونیکد دارند و اگر من کدشان را درج کنم و بعد کلید Alt+X را بفشارم، نماد متناظر با آن کد در سند درج می‌شود.

برای مثال من می‌خواهیم قبل از درج شماره‌تلفن و نشانی محل کارم نماد تلفن و پاکت پستی را درج کنم. برای این منظور قبل از شماره‌تلفن اعداد 2706 را می‌نویسم و بعد Alt+X را می‌زنم که بلافاصله نماد شماره‌تلفن جایگزین آن کد می‌شود. همین کار را برای نشانی محل کارم هم می‌کنم، منتها این بار عدد 2709 را می‌نویسم و بعد هم Alt+X را می‌فشارم تا نماد پاکت پستی جایگزینش بشود.

نماد تلفن و نشانی پستی

هر واژه‌پرداز درست‌درمانی در رابط کاربری‌اش دکمه‌هایی برای تغییر جهت پاراگراف دارد.
واژه‌پرداز لیبره‌آفیس نیز از این قاعده مستثنی نیست و کاربر می‌تواند بسته به زبان سندش جهت پاراگراف‌ها را از راست به چپ (RTL) یا از چپ به راست (LTR) کند.

اما اگر در یک متن فارسی و درست وسط یک پاراگراف لازم شد متنی انگلیسی را بنویسید که در انتهای آن هم علائم سجاوندی (مثل نقطه یا علامت سؤال) بود چی؟
واضح است که در این صورت آن علائم در سمت صحیحشان قرار نمی‌گیرند.
چه باید کرد؟ آیا می‌توان وسط متن کاری کرد که سمت و سوی آن در همان جهتی باشد که لازم است؟

در استاندارد یونیکد مجموعه‌نویسه‌هایی تدوین شده است که گرچه در سند دیده نمی‌شوند، اما متن را اصطلاحاً دوسویه (دوجهته) می‌کنند.

حالا چطوری با یک صفحه‌کلید استاندارد درجشان کنیم؟
نکتهٔ مهم: صفحه‌کلید ویندوز ۱۰ اسماً استاندارد است، ولی واقعاً نیست. صفحه‌کلید استاندارد را از این پیوند نصب کنید و فعالش کنید.

در یک متن فارسی قبل از کلمهٔ انگلیسیِ مدنظرتان ALT سمت راست را همراه با ] بگیرید. حالا کلمهٔ انگلیسی‌تان را بنویسید و بعد ALT سمت راست را همراه با حرف ح بگیرید و ادامهٔ متن فارسی‌تان را بنویسید.

اگر متن شما انگلیسی بود و خواستید وسطش فارسی بنویسید، ابتدا ALT سمت راست را همراه با [ بگیرید. بعد کلمهٔ فارسی‌تان را بنویسید و در نهایت هم ALT سمت راست را همراه با حرف ح بگیرید و ادامهٔ متن انگلیسی‌تان را بنویسید.