به‌طور کلی در هیچ‌جای اسناد متنی (اسنادی که در واژه‌پردازها آماده شده‌اند) نباید بین دو واژه بیشتر از یک فاصله (اسپیس) وجود داشته باشد و فاصله‌های بیشتر گذشته از آنکه نشانهٔ شلختگی حروف‌چین است، سند را هم از زیبایی و شکیل بودنش درمی‌آورد.
نکته: برای درج فاصله‌های بیشتر در جاهای مختلف (مثلاً شعر) باید از راهکارهای دقیق‌تر و بی‌دردسرتری استفاده کرد.
اما حالا اگر متنی به دستمان رسید که در جای‌جای آن، دو فاصله یا بیشتر پشت‌سرهم تایپ شده بود، باید چه کرد؟ آیا باید فاصله‌های اضافه را یکی‌یکی و دستی حذف کرد؟ اگر سند چندین و چند صفحه بود چی؟
نه، راه بسیار ساده‌تری هست:
با عبارت باقاعدهٔ زیر می‌توانید به‌یک‌باره تمام فاصله‌های اضافی را حذف کنید.
با CTRL+H پنجرهٔ Find & Repalce را باز کنید. در قسمت Other Options روی مثلث کوچک کنارش بزنید و سپس هفتک (تیک) Regular Expressions را بزنید تا امکان استفاده از عبارت‌های باقاعده فراهم بشود.
حالا در فیلد Find عبارت باقاعدهٔ
[:space:]{2,}
را بنویسید و در فیلد Replace فقط یک بار دکمهٔ اسپیس را بزنید. برای خاتمهٔ کار روی دکمهٔ Replace All بزنید و تمام.
