چرا روز آزادی اسناد اهمیت دارد؟

هر ساله، روز آزادی اسناد یادآور این ایدهٔ مهم و ارزشمند است که ما باید کنترل خود را بر داده‌هایمان حفظ کنیم. این کنترل شامل نحوهٔ ذخیره‌سازی، دسترسی، به‌اشتراک‌گذاری و حفظ قابلیت استفاده از داده‌ها در طول زمان است. در مرکز این مسئله، استانداردهای باز و فرمت‌هایی قرار دارند که بدون هیچ محدودیتی قابل خواندن، استفاده و توسعه هستند.

آزادی اسناد یعنی چه؟

آزادی اسناد به این معناست که بتوانیم اسناد دیجیتالی ایجاد کنیم و به آن‌ها دسترسی پیدا کنیم بدون اینکه به نرم‌افزارهای خاص شرکت‌هایی وابسته باشیم. اسناد باید در هر سیستمی قابل باز کردن باشند، چه امروز و چه در آینده. این امر تنها با استفاده از استانداردهای باز مانند ODF (فرمت اسناد باز) یا PDF/A ممکن است.

فرمت‌های انحصاری می‌توانند محتوای شما را زندانی کنند. تصور کنید که بخواهید یک پروژهٔ قدیمی را باز کنید و متوجه شوید که نرم‌افزار مربوطه دیگر وجود ندارد یا نیاز به اشتراک دارد. این مشکل نشان می‌دهد که داده‌های شما نباید به دلیل تغییر مدل کسب‌وکار یک شرکت منقضی شوند.

چگونه می‌توانیم از آزادی اسناد حمایت کنیم؟

• از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که از فرمت‌های باز پشتیبانی می‌کنند (مثل لیبره‌آفیس).
• اسناد خود را در فرمت‌های باز مثل .odt، .ods یا .pdf ذخیره کنید و به اشتراک بگذارید (نه فرمت‌های انحصاری مثل .docx یا .xlsx).
• در پروژه‌های کاری برای استفاده از استانداردهای باز فشار بیاورید.
• اطلاع‌رسانی کنید. بسیاری از افراد اصلاً متوجه نیستند که فرمت فایل‌ها می‌تواند آن‌ها را زندانی کند.

امروز یک دقیقه وقت بگذارید و به فایل‌هایی که ایجاد می‌کنید فکر کنید. آیا این فایل‌ها واقعاً متعلق به شما هستند؟